Direktansprache – Tipps für die Kontaktaufnahme per Nachricht

Einführung

Wer regelmäßig auf Netzwerken wie LinkedIn oder Xing unterwegs ist, kennt die Situation: Der Posteingang füllt sich mit Nachrichten, die verschiedenste Jobangebote enthalten. Die Anzahl dieser Nachrichten steigt nahezu proportional zur Berufserfahrung und den Fähigkeiten, besonders in Branchen, die dringend Fachkräfte suchen.

Jobangebote sind auf den ersten Blick nicht verkehrt, jedoch vereinen diese Nachrichten oft mehrere negative Faktoren: Sie wecken kein Interesse, sind offensichtlich Massenmails, langatmig und enthalten selten nützliche Informationen zur angebotenen Vakanz. Wir als Experten für die Direktansprache finden, das muss nicht sein und führt nur zu genervten Kandidat*innen und erschwert die Suche unnötig. Der erste Eindruck zählt! Bevor potenzielle Top-Kandidat*innen durch schlechte Nachrichten vergrault werden, geben wir heute einige Tipps und Hinweise, wie es besser laufen kann.

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Vielleicht denken sich einige Lesende, dass auch bei unseren Tipps alles darauf hinausläuft, dass individuell zugeschnittene Nachrichten das A und O sind. Keine Sorge, wir wissen, dass für erfolgreiches Active Sourcing eine Vielzahl an potenziellen Kandidat*innen angeschrieben werden müssen und nicht alles zu 100 Prozent individuell sein kann. Individualität ist wichtig, muss aber mit den Gegebenheiten des Alltags im Recruiting vereinbar sein. Daher halten wir unsere Tipps realistisch.

Vor der Kontaktaufnahme

Bevor die erste Nachricht geschrieben wird, sollten zwei Bereiche klar mit Informationen versorgt sein:

Inhalt der angebotenen Vakanz:

  • Detaillierte Stellenbeschreibung und Arbeitsort
  • Besonderheiten der Vakanz (USP)
  • Informationen zur Firmenkultur, Teamaufbau und Umgangsformen
  • Klärung, was genannt werden darf (z.B. Gehalt)
  • Hervorstechende Benefits

 

Zielgruppe der Kontaktaufnahme:

  • Gesuchter Typ Mensch
  • Definition von A- und B-Kandidaten
  • Lokale Besonderheiten (Sprache, Kultur, Gepflogenheiten) bei internationalen Vakanzen

 

Die Beantwortung dieser Fragen zusammen mit der vorhandenen Stellenbeschreibung bietet eine gute Grundlage, um die Nachricht mit relevanten Informationen zu füllen. Besonders wichtig ist die Unterscheidung von A- und B-Kandidaten, dazu später mehr.

Aufbau der Nachricht

Schauen wir uns den Aufbau einer beispielhaften Nachricht und die einzelnen Segmente im Detail an. Dies ist eine Grundstruktur, die zur kreativen Anpassung anregen soll.

Hallo, Moin, Servus und Sehr geehrter - Die passende Anrede

Duzen wir uns schon oder bleiben wir beim Sie? Die Frage nach der richtigen Anrede in Nachrichten ist häufiger Thema als man denkt und obwohl es sich in den letzten Jahren gelockert hat, sind hier doch einige Feinheiten auf die man achten sollte.

Es muss klar sein, über welchen Weg man gerade in Kontakt tritt. Berufsnetzwerke wie Xing oder LinkedIn fallen eher in die Kategorie soziales Netzwerk und beinhalten dadurch auch die eindeutige Tendenz zum Duzen. Ein Erstkontakt per E-Mail sieht da bereits anders aus.

Berücksichtigen der Branche und Vakanz: Soll eine Stelle in einer Werbeagentur besetzt werden, steht dem Du eigentlich nichts im Wege. Suchen wir jedoch für das Bankwesen, ist ein Sie deutlich angebrachter. Aber Achtung: auch in der Werbeagentur kann ein Sie angemessener sein, sofern die Vakanz eine leitende Position darstellt.

Als letzter Schritt sollte das Alter der zu kontaktierenden Person miteinbezogen werden. Ist durch die vorherigen Punkte noch nicht geklärt, ob ein Sie oder Du besser passen würde, kann das Alter helfen. Ältere Personen sollten eher per Sie und jüngere per Du angesprochen werden.

 

Blogbild_Direktansprache_Alter

Normalerweise erhält man dahingehend eine Vorgabe vom Kunden oder durch interne Kommunikationsrichtlinien. Falls diese jedoch nicht vorhanden sind, können die genannten Punkte bei der Entscheidung helfen. Grundsätzlich gilt: im Zweifel lieber Siezen, um auf der sicheren Seite zu sein, auch wenn dadurch eine manchmal hinderliche Distanz in der Konversation bestehen bleiben kann.

Bleibt die Frage der Begrüßung. Bei aller Sorgfalt um die korrekte höfliche Anrede sollte hier mit wenigen Ausnahmefällen das „Sehr geehrte/r“ definitiv nicht mehr auftauchen. Ein einfaches Hallo reicht vollkommen aus.

Sollte das eigene Unternehmen aus Gegenden mit Dialekten kommen und Moin oder Servus etc. verbreitet sein, können diese gerne genutzt werden, da diese Anreden lockerer wirken, aber keinesfalls respektlos sind, da sie im Dialekt Allgemeingültigkeit haben. Oftmals hat man damit auch bereits den ersten Aufhänger. So hatten wir häufiger auf ein „Moin„ unsererseits, die mit Augenzwinkern gemeinte Antwort „das heißt Servus“ erhalten und somit bereits den Einstieg ins Gespräch gefunden.

Das Intro – Wir können von Youtube lernen

„…ich bin *Vorname Nachname* von der *Firmenname*. Wir sind ein *Unternehmenstyp* und suchen im Rahmen einer Direktvermittlung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n *Jobbezeichnung* in *Umfang* am Standort *Einsatzort*…“

Dieses Intro liest man leider noch sehr häufig. Aufmerksamkeit erhält man damit jedoch nicht. Vergessen wir nicht den Fakt, dass viele potenzielle Kandidat*innen täglich mehrere Nachrichten mit Angeboten in Ihrem Posteingang haben und gleich klingende Standardintros dabei schlichtweg untergehen werden. Es beinhaltet außerdem für den Gesprächsstart zu viele unnötige Informationen.

Die Lösung? Orientieren wir uns an YouTube Videos. Auf sozialen Netzwerken ist die Aufmerksamkeitsspanne begrenzt. Einige Quellen sagen, dass man lediglich 1,3 Sekunden hat, um Aufmerksamkeit zu wecken, andere sagen 4-8 Sekunden. Verschwenden wir diese Zeit also mit Standardfloskeln und unnötigen Infos, stehen die Chancen schlecht, dass sich weitere Infos durchgelesen werden. Content Creator bedienen sich daher in ihren Videos an einem darauf ausgerichteten Aufbau und starten mit einem Intro inkl. einer Hook also einem Aufhänger. Menschen bevorzugen es, wenn Ihnen mitgeteilt wird, was sie erwarten wird, und das können wir uns in den Nachrichten zunutze machen.

Das Intro der Nachricht sollte also neben einer kurzen(!) Selbstvorstellung viel eher mitteilen, was den Lesenden erwarten wird und durch Individualität auffallen. Die Individualität kann durch Stellen bezogenen Humor entstehen.

Eine Nachricht für eine IT-Stelle könnte also beispielsweise eingeleitet werden mit: „ich bin *Vorname* von *Firmenname* und binär gesagt haben wir für unsere Vakanz gerade 0 Besetzung aber suchen die Nummer 1 dafür, weshalb dein Profil natürlich aufgefallen ist. Vielleicht sind ja die folgenden Rahmenbedingungen was für dich?“

Die Fakten – Was kommt in die Stellenbeschreibung innerhalb der Nachricht

Stelleninhalte und Benefits

Hier scheiden sich die Geister: Einige wollen möglichst viele Informationen im Vorfeld, andere lieber gleich sprechen. Mehr Inhalt bedeutet auch mehr Text zu lesen, was die Aufmerksamkeitsspanne belastet. Stellen Sie sich daher die Frage: „Wen kontaktiere ich und welche Eigenschaften könnte man der Person und der Situation unterstellen?“

Personen, welche voraussichtlich aufgrund ihrer Qualifikation, Position oder Branche viele Anfragen im Postfach haben, wollen meist die Key Facts auf einen Blick. Hier sollten nur die wichtigsten Fakten, besonderen USPs und Benefits in Bulletpoints genannt werden. Falls möglich, sollte die Gehaltsrange als ungefähre Angabe mit Hinweis auf Verhandlungsoptionen angegeben werden.

Personen, die in sozialen oder kreativen Bereichen arbeiten, neigen zu einer anderen Grundmotivation für ihre Arbeit und erhalten vergleichsweise noch nicht ganz so viele Nachrichten. Auch hier gilt es sich kurzzuhalten und die wichtigsten Key Facts zu nennen, jedoch kann hier zusätzlich auch ein wenig mehr auf die emotionale Seite eingegangen werden. Wie arbeitet das Team miteinander, wie ist die Kultur, gibt es Freiraum für Ideen und was wird menschlich gerne gesehen, sind einige beispielhafte Themen.

Wir sehen, kurz halten ist weiterhin die Devise, aber die Inhalte können entsprechend variieren. Als Faustregel kann man in etwa sagen, je sachlicher die Vakanz, umso kürzer und weniger ausgeschmückt sollte die Beschreibung sein.

Anforderungen

Die Anforderungen zur Stelle sollten im Text nur beiläufig erwähnt werden, aus mehreren Gründen:

 

  • Die grundsätzlichen Anforderungen sollten bereits bei der Kandidatensuche berücksichtigt werden
  • Das eigentliche Gespräch klärt die genauen Details und ermöglicht Rückfragen
  • Eine lange Liste an Anforderungen schreckt ab und zieht die Nachricht in die Länge

 

Zwingende Anforderungen können erwähnt werden, jedoch geschickt eingebunden und nicht prominent platziert. Eine Option ist es, sie im Outro unterzubringen.

Outro und Call to Action

Das Outro dient in erster Linie zur Zusammenfassung und als Möglichkeit zu betonen, weshalb die Stelle gut passt. Es sollte nur ein bis zwei kurze Sätze lang sein und fließend in den Call to Action übergehen.

Der Call to Action, also die Einladung zu einem Gespräch, kann unterschiedlich aussehen. Einige schwören auf einen „abgeschlossenen Aufruf“ und fragen direkt nach einem Termin. Der Call to Action lautet dann meist „Gerne tausche ich mich dazu telefonisch mit Ihnen aus. Wann passt es Ihnen?“ Die Frage ob ein Gespräch in Frage kommt zu umgehen ist nachvollziehbar, dennoch finden wir den vorsichtigeren Ansatz angebrachter.

Im Grunde ist die Direktansprache nichts anderes, als ungefragt etwas verkaufen zu wollen. Wir müssen uns also darüber im Klaren sein, dass die andere Person nicht darum gebeten hat, wir ihr gerade Zeit stehlen, ein Jobwechsel eine große Sache und Druck daher fehl am Platz ist. Wir wollen nicht auf Teufel komm raus Personen aus Ihren aktuellen Jobs herausziehen, nur um unsere Stellen zu besetzen, sondern offen klären, ob das Angebot nicht vielleicht sogar eine Verbesserung für den Kandidaten und ein Gewinn für das Unternehmen ist.

Blogbild_Direktansprache_Sales

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass ein konditionaler Call to Action, welcher darauf aufbaut, dass wir uns im Klaren sind, dass wir gerade ungefragt Infos geben und wir ein Gespräch daher zu schätzen wissen, oftmals besser ankommt. Dementsprechend sieht ein CTA bei uns eher so aus:

„Falls die Stelle interessant klingt, würde ich mich über ein Telefonat freuen, in dem wir alle offenen Fragen im Detail durchgehen können. Geben Sie mir dafür gerne ein bis zwei Terminvorschläge und ich melde mich bei Ihnen.“

Individualität – Wo ist sie?

Wir haben nun den gesamten Aufbau einer Nachricht angeschaut und dieser bleibt im Großen und Ganzen gleich: Anrede, Intro + Hook, Stellenbeschreibung + Benefits, Outro mit wichtigen Anforderungen, CTA. Trotz Standardaufbau können Nachrichten aber personalisiert werden. Wir haben in diesem Nachrichtenaufbau auch zwei Fenster, in denen das möglich ist. Zum einen im Intro und zum anderen im Outro in Verbindung mit den Anforderungen.

Intro: in unserem Beispiel sagten wir, „…weshalb dein Profil natürlich aufgefallen ist“, hier wäre Platz für einen persönlicheren Bezug. Es können angegebene Skills oder passende Interessen als Untermauerung und Begründung genommen werden. Für die hypothetische IT-Stelle also in etwa „…weshalb uns dein Profil mit deinen 4 Jahren Admin Erfahrung natürlich aufgefallen ist.“

Outro: beim Outro können wir mit den Anforderungen und der Zusammenfassung die Individualität mit einbringen. Bleiben wir beim IT-Beispiel, wäre ein mögliches Outro: „Eine spannende Vakanz, die zu technikaffinen Personen mit deinen Erfahrungen in X und Y perfekt passt.“ X und Y stellen hierbei Skills dar, die sowohl bei den Anforderungen liegen als auch sichtbar im Profil der Person zu finden sind. Das „technikaffine“ ist in diesem Fall angelehnt an eventuell angegebene Interessen und kann auch andere Eigenschaften, welche sich aus dem Profil ableiten lassen, beinhalten.

Blogbild_Direktansprache_AundB

Kommen wir abschließend zum Thema A und B Kandidaten zurück und warum die Definition dieser im Vorfeld wichtig ist. Die meisten Recruiter*innen können leider nicht jede Nachricht komplett individualisieren. Textbausteine, Grundgerüste und Standards sind also zwingend notwendig, um die hohe Schlagzahl für eine erfolgreiche Besetzung zu schaffen. Trotzdem ist die Individualität der Schlüssel dazu, potenzielle Kandidat*innen für eine Stelle zu begeistern. Daher sollte im Vorfeld zwischen A und B Kandidat*innen unterschieden werden. Die Kategorie A beinhaltet dabei die perfekt passenden Personen, welche bei Interesse auch höchstwahrscheinlich eingestellt werden würden. Diese Personen sollten möglichst stark individualisiert kontaktiert werden, und sich die Zeit genommen werden auch intensiver auf das Profil einzugehen. Das Intro oder der Aufhänger kann hier auf ganz anderer Ebene liegen.

Personen in der Kategorie B erhalten ebenfalls individuelle Nachrichten, diese sind jedoch durch die oben genannte Strategie an festen Plätzen im Text angesiedelt und beziehen sich auf schnell ersichtliche Punkte im Profil. So wird der Zeitaufwand minimal gehalten, ohne die persönliche Ebene gänzlich wegzulassen und reine Massennachrichten zu schicken.

Fazit

Kommunikation bleibt ein schwieriges Thema und es gibt viele Einflussfaktoren, sodass es den perfekten Weg nicht gibt. Für die schriftliche Direktansprache gibt es jedoch einige Möglichkeiten, effizient und erfolgreich vorzugehen. Wir hoffen, mit diesen Tipps einige Denkanstöße geben zu können und dazu zu sensibilisieren, dass trotz der benötigten hohen Kontaktzahl im Recruiting Wege vorhanden sind, um individueller auf Kandidat*innen einzugehen und ihnen zu zeigen, dass man ihre Zeit wertschätzt.

Wir bei den TALENTLOTSEN sind Profis in dem Bereich der Direktansprache und haben mit innovativen Methoden einen neuen Weg gefunden, die besten Talente für eine offene Stelle zu identifizieren. Sprechen Sie uns gerne an!

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