Einleitung
Die Flexibilität von Arbeitsmodellen hat sich in den letzten Jahren stark verändert, insbesondere durch die Coronazeit und damit einhergehend zunehmende Digitalisierung, aber natürlich auch aus Benefitgründen (u.a. mit dem Zweck der Mitarbeiterfindung und Bindung) infolge des sich stetig verschärfenden Fachkräftemangels. Vielen dürfte klar sein: Wer diese Trends verschläft oder unausgewogene „back to office- Regelungen“ einführt wird es bei der Personalentwicklung künftig schwer haben.
Der Trend ging dabei für Unternehmen (aber auch für Arbeitnehmende) klar zum mobilen Arbeiten, weniger zum Homeoffice. Gründe dafür sind regelmäßig, dass das mobile Arbeiten formal leichter und kostengünstiger für Unternehmen ist als Homeoffice. Dies liegt vor allem daran, dass sich die formalen Voraussetzungen (z.B. die sog. Gefährdungsbeurteilung) beim mobilen Arbeiten einfacher gestalten lassen und auch weniger Ausstattung (insbes. keine Büromöbel) durch den Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen sind. Das mobile Arbeiten ist also zumeist kostengünstiger und formal weniger aufwändig.
Auch bei den Mitarbeitenden kommt mobiles Arbeiten oft besser an, denn dadurch wird eine örtlich noch flexiblere Arbeitssituation geschaffen, indem die Arbeit nicht ausschließlich von einem vorab definierten häuslichen Arbeitsplatz (Homeoffice), sondern von (in den rechtlichen Grenzen – insbesondere des Datenschutzes) frei wählbaren Örtlichkeiten aus erledigt werden kann.
Diese vielfach in den letzten Jahren in Unternehmen eingeführte oder verstärkte Freiheit, welche bereits als ein starkes Mitarbeitenden-Benefit bewertet werden kann, kann aber noch dadurch getoppt werden, dass den Mitarbeitenden ein mobiles Arbeiten sogar auch aus dem Ausland heraus gewährt werden kann.
Dies kann als sog. Workation ermöglicht werden und erhöht so noch einmal spürbar die Flexibilisierung von Arbeit und Freizeit/ Urlaub und verbessert deutlich die Work-Life-Balance.
Aber was bedeutet das konkret als Arbeitgeber und/ oder Personaler*in? Welche rechtlichen und organisatorischen Hürden gibt es zu beachten? In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die wesentlichen Punkte, insbesondere aber auch praxisbezogene Hinweise, um eine Workation für Mitarbeitende erfolgreich einzuführen oder umzusetzen.
Inhaltsverzeichnis
1. Die wesentlichen Definitionen und Unterschiede
Um das Thema „Workation“ zunächst einmal korrekt einordnen zu können, definieren wir hier in aller Kürze die wichtigsten Begrifflichkeiten. Dabei beschränken wir uns auf die nachstehenden drei Kernelemente.
Homeoffice
Unter Homeoffice wird klassischerweise die Arbeit in einem heimischen Arbeitszimmer (also einem konkret definierten heimischen Arbeitsplatz) verstanden. Die Flexibilität des Ortes ist hier für die Mitarbeitenden zwar schon besser, als ausschließlich das Unternehmensbüro nutzen zu müssen, aber dennoch strikt auf diese zwei Möglichkeiten beschränkt.
Mobiles Arbeiten
Mobiles Arbeiten wiederum kommt schon flexibler daher und beschreibt eine Form der Arbeitsorganisation, bei der Mitarbeitende neben der Betriebsstätte nicht an einem festen (z.B. häuslichen) Arbeitsplatz gebunden sind. Sie können vielmehr von unterschiedlichen Orten aus arbeiten, sei es am heimischen Schreibtisch, in der Küche, einem Café, auf einer Parkbank oder auch in einem Co-Working Space.
Workation
Eine Workation ist eine Mischung aus „Arbeit“ und „Vacation“ (Urlaub), bei der Mitarbeitende berufliche Aufgaben in einem Urlaubsort erledigen. Letztlich handelt es sich dabei also um eine besondere Form des temporären mobilen Arbeitens aus dem Ausland heraus, wobei es sich in aller Regel um sich ändernde Urlaube und Urlaubsörtlichkeiten (und daher gerade nicht um Homeoffice) handelt.
Rechtlich betrachtet ist dieses Modell besonders interessant, weil es eine Vielzahl an rechtlichen Fragen aufwirft, insbesondere arbeitsrechtliche als auch steuerliche, wenn Mitarbeitende während ihres beruflichen Auslandsaufenthalts aus einem anderen Land arbeiten. Diese rechtlichen Herausforderungen sind allerdings – richtig strukturiert – gut händelbar.
2. Rechtliche Rahmenbedingungen für Workation
Die rechtlichen Vorgaben für mobiles Arbeiten im Ausland/ Workations sind komplex und können je nach Aufenthaltsland variieren. Je nachdem in welchem Zielland die Workation stattfinden soll, müssen dabei spezifische Unterschiede bezüglich der Rechtsvorschriften beachtet werden. Dies betrifft vor allem EU/bzw. Nicht-EU-Konstellationen. Es ist entscheidend, dass alle relevanten rechtlichen und organisatorischen Aspekte individuell berücksichtigt werden. Das macht die ganze Angelegenheit grds. prüfungs-und zeitintensiv.
Arbeiten im europäischen Ausland hat dabei im Vergleich zur Arbeit im internationalen Ausland gewisse Erleichterungen, insbesondere durch die rechtlichen Vereinbarungen innerhalb der Europäischen Union, etwa im Hinblick auf Sozialversicherungsrechte und das Arbeitsrecht für EU-Bürger.
Hier nun die wichtigsten rechtlichen Felder im Einzelnen:
Steuerrecht
Hier drohen schnell ungewollte Risiken. Daher ist das Thema mit besonderem Augenmerk zu handhaben.
Im steuerrechtlichen Kontext ist das Tätigkeitsstaatprinzip von zentraler Bedeutung. Danach sind Steuern prinzipiell dort zu zahlen, wo man physisch tätig wird. Darüber hinaus gibt es aber auch das Ansässigkeitsprinzip. Danach wiederum sind Steuern dort zu zahlen, wo man ansässig ist.
Was gilt denn nun?
Dies ist nach den geltenden Doppelbesteuerungsabkommen zu bewerten, die oftmals das Tätigkeitsstaatsprinzip für anwendbar definieren. Demgegenüber richten sich aber auch viele Doppelbesteuerungsabkommen (so auch regelmäßig die deutschen Abkommen) aber nach dem OECD-Musterabkommen – und in diesem ist eine Ausnahme dahingehend definiert, dass unter bestimmten Bedingungen ausschließlich dem Ansässigkeitsstaat die Besteuerung verbleibt.
Diese Bedingungen lauten wie folgt:
- Arbeitnehmende dürfen sich nicht länger als 183 Tage im Tätigkeitsstaat aufhalten,
- der Arbeitgeber, der die Vergütungen zahlt, darf nicht im Tätigkeitsstaat ansässig sein
- und der Arbeitslohn darf nicht von einer Betriebsstätte des Arbeitgebers im Tätigkeitsstaat wirtschaftlich getragen werden
Um eine sog. Doppelbesteuerung zu vermeiden, müssen diese Vorgaben zwingend eingehalten werden.
Die sog. 183-Tage-Regelung besagt, dass Mitarbeitende in der Regel nicht länger als 183 Tage pro Kalenderjahr im ausländischen Tätigkeitsstaat arbeiten (bzw. anwesend sein) dürfen, ohne dass sie dort steuerpflichtig werden. Hier gibt es wiederum unterschiedliche Zeitraumdefinitionen (z.B. Bezugnahme auf 12 Monate anstatt dem Kalenderjahr), die es zu beachten gilt.
Damit die Begründung einer Betriebsstätte durch eine Workation im Ausland vermieden wird, sind neben dem rein zeitlichen befristeten Aufenthalt auch einige spezifische Tätigkeiten währenddessen kritisch zu bewerten und mithin zu vermeiden. Dazu gehört insbesondere das Schließen von Verträgen im Rahmen der Tätigkeit, aber auch wesentliche vorbereitende Handlungen können bereits dazuzählen. Handelt es sich also um Tätigkeiten mit derartigen Inhalten müsste hier akribisch geprüft werden welche Tätigkeiten während der Workation konkret vorgenommen werden dürfen – und welche nicht.
Zudem kann auch der Ort der Workation bereits steuerrechtlich kritisch werden, z.B. wenn es sich um Familienwohnsitze im Ausland handelt. Dies führt u.U. nach den Regelungen des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens im Ausland zu einer sog. „Ansässigkeit“. Dadurch kann sich im Einzelfall die Beurteilung des Steuerrechts negativ ändern. In Konstellationen, in denen das der Fall wäre, käme daher nur ein Aufenthalt außerhalb des Familienwohnsitzes (z.B. Hotelzimmer) als Alternative in Betracht. Sofern hingegen keine Steuerrechtsproblematik (keine Ansässigkeit) entsteht, könnte natürlich auch in durch Familienmitglieder angemieteten oder im Eigentum befindlichen Urlaubsobjekten im Ausland gastiert und gearbeitet werden.
Sozialrecht
Anwendbares Recht
Das Sozialversicherungsrecht bestimmt, in welchem Land Mitarbeitende sozialversichert sind. Das dabei anzuwendende Territorialitätsprinzip (auch Beschäftigungslandprinzip genannt) regelt, dass Mitarbeitende grundsätzlich in dem Land versichert sind, wo die Beschäftigung tatsächlich ausgeübt wird.
Ausnahmen davon regeln multilaterale oder bilaterale Sozialversicherungsabkommen. Diese stellen sicher, dass Mitarbeitende im Ausland (und nicht doppelt) versichert sind. In der EU ist der Rechtsrahmen durch EU-Verordnungen (bzgl. EWR-Staaten und der Schweiz, aber auch Großbritannien per gesonderter Verträge) klarer und einfacher als beim Arbeiten im Ausland für eine deutsche Firma in anderen Ländern.
Im Falle einer Workation in einem EU-Land (oder EWR-Staaten sowie Schweiz/ Großbritannien) ist gemäß der aufgezeigten Abkommen das deutsche Sozialversicherungsrecht weiterhin grundsätzlich anwendbar und Mitarbeitende weiterhin durch die deutsche Sozialversicherung abgesichert.
Krankenversicherung
Da im Rahmen von Auslandaufenthalten per Workation auch das Krankenversicherungsrecht tangiert ist, kann dies im Krankheitsfalle ein gewichtiges Praxisproblem für Arbeitnehmende im Ausland darstellen, sofern nicht vorab gewisse organisatorische Voraussetzungen eingehalten wurden.
Rein sozialrechtlich wird der Auslandsaufenthalt durch die Krankenversicherung als „Entsendung“ bewertet (selbst wenn die Workation ausschließlich auf Wunsch der Mitarbeitenden und nicht auf Weisung des Arbeitgebers erfolgt). Dies liegt daran, dass die Europäische Kommission einen Leitfaden zur Telearbeit am 14. November 2022 veröffentlicht hat, wonach die Workation im EU-Ausland als Entsendung zu betrachten ist (so auch vertreten durch das BMAS und den GKV-Spitzenverband) und vereinfacht einiges.
Hierzu sind jedoch zwingend Voraussetzungen einzuhalten:
- Es wird eine sog. A1-Bescheinigung benötigt, die bestätigt, dass Mitarbeitende auch im Ausland in Deutschland sozialversichert bleiben. Diese kann durch den Arbeitgeber ganz einfach digital für die Workation mittels Entgeltabrechnungssoftware oder über das SV-Meldeportal erfolgen.
- Der Auslandsaufenthalt muss zeitlich befristet sein. Hier gilt sozialrechtlich grds. eine maximale Dauer von 24 Monaten. Um den Status einer offiziellen „Entsendung“ jedoch nicht zu gefährden, sollte hier eine dreimonatige Grenze beachtet werden.
Private Auslands-Krankenversicherung
Der normale Krankenversicherungsrechtliche Schutz kann dahingehend eingeschränkt sein, dass nur diejenigen Behandlungskosten erstattet (über die Krankenkasse übernommen) werden, die bei einer hypothetischen Behandlung auch im Inland angefallen wären. Da Behandlungen im Ausland höhere Kosten verursachen können, wären diese überschießenden Kosten mit Pech ungedeckt und dann durch die Arbeitnehmenden selbst zu tragen. Für solch Fälle ist es daher anzuraten zusätzlich private Auslands-Krankenversicherungen durch die Arbeitnehmenden vorzuhalten.
Unfallversicherung
Sollten Arbeitnehmende während der Workation (hier: während der Arbeitszeit im Ausland) verunfallen, ist die gesetzliche Unfallversicherung zuständig. Damit hier keine Probleme entstehen, sind hier die Meldeverfahren gemäß der deutschen inländischen Vorgaben anzuraten, mithin umgehend eine Meldung bei der VBG/ DGUV über die entsprechenden digitalen Wege vorzunehmen. Zudem ist durch die behandelnden Ärzte ein Medical Report zu erstellen (und dieser Report der Meldung beizufügen). Die DGUV hält besonderes Infomaterial vor:
https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/1918
Arbeitsrecht
Da zwingende Gesetze des ausländischen Staates zu beachten sind, sollten die jeweils gültigen ausländischen Sozial- und Arbeitsrechtsvorschriften immer geprüft werden. Diese sind bspw. hier auffindbar:
https://eures.europa.eu/living-and-working/living-and-working-conditions-europe_de
Aufenthaltsrecht/ Aufenthaltstitel
Das Aufenthaltsrecht sollte vor Auslandsaufenthalten stets geprüft werden. In der EU gilt das Privileg der Freizügigkeit, sodass EU-Bürger*innen in jeden Mitgliedstaat reisen und dort verweilen oder auch arbeiten können. Workation in einem EU-Mitgliedstaat ist damit rein aufenthaltsrechtlich (zumindest für die Dauer von drei Monaten) für diesen Personenkreis ohne große Nachweisobliegenheiten möglich.
Bei Aufenthalten in Drittstaaten hingegen wäre es problematischer. Dies liegt daran, dass die Erwerbstätigkeit in Drittstaaten in der Regel nur mit einem entsprechenden Aufenthaltstitel zulässig ist.
Meldepflicht
Vor einer Workation im Ausland ist immer auch zu prüfen, ob eine Meldepflicht besteht. Weitere Informationen zu den Meldepflichten sind auf den Internetseiten der jeweiligen nationalen Behörden der Zielländer auffindbar. Dies ist in der Praxis oftmals sehr müßig. Die europäische Kommission plant allerdings ein einheitliches digitales Meldeportal einzurichten, welches künftig den Verwaltungsaufwand von Unternehmen verringern soll, vgl.:
nnerhalb der EU sollte dies grds. zu keinen Hürden führen, während bei Drittstaaten oftmals komplizierte Meldeverfahren existieren.
Arbeitsschutz
Grundsätzlich findet – jedenfalls bei kurzzeitigen Aufenthalten im europäischen Ausland von bis zu ca. 4 Wochen – weiterhin das deutsche Arbeitsrecht Anwendung. Dies gilt selbst ohne explizit vereinbarte Rechtswahlklausel im Workation-Vertrag, die dennoch aus Gründen der Rechtsklarheit empfehlenswert ist.
Beim Arbeiten im Ausland müssen aber trotzdem die Arbeitsschutzbestimmungen des Gastlandes beachtet werden, denn hinsichtlich der Mindestarbeitsschutzvorschriften gilt ein sog. Günstigkeitsvergleich. Das heißt, es gilt die Regelung, die für Arbeitnehmende günstiger sind.
Ausländische Arbeitsschutzvorschriften können erheblich von den deutschen Vorschriften abweichen, weshalb es notwendig ist, dass die Mitarbeitenden über etwaige arbeitsrechtliche Unterschiede und Risiken im Rahmen des Workationvertrages informiert werden. Hierbei kann es sich um Themen wie Arbeitszeitregelungen oder gesetzliche Feiertage im Ausland handeln.
Daneben ist selbstverständlich auch der Arbeitsplatz selbst durch den Arbeitgeber zu bewerten. Dies sollte dann wie üblich mittels einer gesonderten Gefährdungsbeurteilung erfolgen.
Ebenso wäre eine gesonderte Belehrung in Sachen mobiles Arbeiten im Rahmen der Workation sinnvoll (insbes. sofern mobiles Arbeiten im originären deutschen Betrieb noch nicht geben sollte, oder die Umstände vor Ort von den sonst üblichen abweichen).
Kollektives Arbeitsrecht und Betriebsrat
Wenn das Unternehmen einen Betriebsrat hat, muss dieser in die Einführung der Workation im Unternehmen einbezogen werden. Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte, die in den gesamten Prozess der Planung und Durchführung einfließen. Hinsichtlich der konkreten Umsetzung von einzelnen Workations, auch der jeweiligen individuellen Genehmigung, ist nach Einführung des Rahmens jedoch keine Mitwirkung (mehr) erforderlich.
Datenschutz
Der Datenschutz ist beim Arbeiten aus dem Ausland ein besonders kritischer Aspekt. Bei einer Workation muss die DSGVO beachtet werden, insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Es kann erforderlich sein, zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. Diese sollten technischer, aber auch vertraglicher Art sein (empfehlenswert erscheint den Mitarbeitenden eine besondere Belehrung zum Datenschutz zu geben, insbesondere wenn sie aus einem Land außerhalb der EU arbeiten). Dabei sollte unbedingt der betriebliche und/ oder externe Datenschutzbeauftragte eingebunden werden.
3. Praxistipps
Prozessbeschreibung
Führt eine klar definierte Prozessbeschreibung für Workation im Unternehmen ein. Das Antrags-/Genehmigungsverfahren sollte klar und einfach beschrieben sein, sodass sowohl antragstellende Mitarbeitende als auch Vorgesetzte/ Entscheidungsträger ganz genau wissen, wie der Prozess abläuft.
Stellt die Prozessbeschreibung der Mitarbeiterschaft transparent zur Verfügung.
Flankiert diese möglichst mit FAQs und gebt versierte Ansprechpartner für etwaige Restfragen an. Da die Einzelfallprüfung zeitaufwändig sein können, setzt eine angemessene Vorlauffrist für das Prüfverfahren.
Antragsverfahren
Führt einen digitalen Antragsbogen ein, der die wesentlichen Daten der anvisierten Workation enthält und eine Einzelfallprüfung überhaupt erst möglich macht (z.B. Ort, Dauer, dortige Wohnsituation, zustellfähige Adresse, telefonische Erreichbarkeit, gab es bereits Workation im Jahr – wenn ja über welche Zeiträume etc.).
Einzelfallprüfung
Stellt sicher, dass jede beantragte Workation sodann einer Einzelfallprüfung unterzogen wird. In vielen Fällen sind die Gegebenheiten vor Ort entscheidend – etwa bei der Steuerpflicht, Sozialversicherung oder beim Arbeitsschutz. Besondere Vorsicht gilt, da sich die rechtlichen Rahmenbedingungen im Ausland stetig ändern können. Es reicht also nicht, wenn das Wunschziel bereits vormals durchgeprüft wurde und sich auf das damalige Prüfergebnis verlassen wird.
Belehrungen
Um den arbeitgeberseitigen Pflichten nachzukommen ist zu empfehlen die Antragsteller*innen jedenfalls zu diesen Themen zu belehren (jeweils per gesonderter Belehrung):
- Gefährdungsbeurteilung
- Mobiles Arbeiten im Ausland
- Datenschutz
- Krankmeldungen/ Unfall
Vertragsergänzung / Zusatzvereinbarung
Fallen die Ergebnisse der Prüfungen (inkl. der Rücklauf der Belehrungen) negativ aus wäre der Antrag (möglichst mit Begründung) abzulehnen.
Bei positivem Ausgang steht einer Umsetzung der Workation in die Praxis nichts mehr im Wege. Um rechtliche Klarheit zu schaffen wird empfohlen neben der Erteilung der Genehmigung eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag zu treffen. Dies kann nach jüngster Änderung des Nachweisgesetzes nunmehr auch digital in Textform erfolgen.
Diese Vereinbarung regelt dann z.B.
- Zeitraum
- Arbeitszeit
- Arbeitsort
- Kosten
- Erreichbarkeit
- Rechtswahlklausel
- steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte
- Rückkehrpflicht
Zudem sollte daran gedacht werden kein dauerhaftes Recht für Workation (z.B. auch durch betriebliche Übung) zu begründen. Dem kann bspw. entgegengewirkt werden per
- Eingangsformel, dass kein Recht auf Workation besteht und die Workation nur unter Vorbehalt gewährt wird, dass kein Rechtsanspruch darauf für die Zukunft entsteht (Vorbehalt)
- sowie einer sich vorbehaltenen Widerrufsmöglichkeit
A1-Bescheinigung
Die A1-Bescheinigung sollte durch den Arbeitgeber so rechtzeitig beantragt werden, dass sie bei der Aufnahme der Tätigkeit im Ausland bereits vorliegt, da sie von Arbeitnehmenden stets mitgeführt werden muss. Zur Vereinfachung der Antragstellung steht mittlerweile die Software »sv.net« zur Verfügung, welche eine Ausfüllhilfe sowie die Möglichkeit der direkten elektronischen Übermittlung an die zuständige Stelle anbietet.
Nach Antragstellung ist die A1-Bescheinigung bei Vorliegen der Voraussetzungen innerhalb von drei Arbeitstagen elektronisch abrufbar. Zuständige Stelle für die Beantragung ist für gesetzlich Versicherte Arbeitnehmende die Krankenkasse. Für privat versicherte Arbeitnehmende oder Selbständige sind die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) und für Mitglieder einer berufsständischen Versorgungseinrichtung sind die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) zuständig.
Die A1-Bescheinigung sollte anschließend ausgedruckt und analog im Urlaub mitgeführt werden, da einige Länder noch keine digitalen Nachweise akzeptieren.
Private Auslands-Krankenversicherung
Neben der A1-Bescheinigung ist es ratsam, eine zusätzliche Auslands-Krankenversicherung abzuschließen, um den Schutz zu erhöhen. Diese Versicherung schützt die Mitarbeitenden im Falle von Krankheit oder Unfall im Ausland. Hintergrund ist, dass die deutsche Krankenversicherung die ausländischen Leistungen der Höhe nach lediglich erstattet, die hypothetisch auch bei einer Behandlung in Deutschland angefallen wären. Ist die Behandlung im Ausland aber teurer erfolgt keine Erstattung dieser Differenz. Diese Lücke schließt dann aber die private Auslands-Krankenversicherung.
Unfall
Ratsam ist es den Mitarbeitenden auch Vorgaben hinsichtlich der Meldung von Arbeitsunfällen mitzugeben, da auch bei einem Unfall im Ausland während der Arbeitszeit die Zuständigkeit der VBG/ DGUV weiter besteht und es ansonsten im Einzelfall zu vermeidbaren Abgrenzungsschwierigkeiten kommen kann, ob es sich tatsächlich um einen Arbeitsunfall handelte- oder auch nicht.
Technische Ausstattung/ VPN
Stellt sicher, dass die Mitarbeitenden im Ausland möglichst mit einem VPN ausgestattet sind, um sicher auf Unternehmensressourcen zugreifen zu können. Außerdem sollte die technische Ausstattung zuvor geprüft werden, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Arbeitsmittel vorhanden sind.
4. Risikominimierung und Praxiserleichterungen
Zeitliche Beschränkung
Beschränkt die Dauer einer Workation, idealerweise auf maximal 30 Tage pro Jahr, um die wesentlichen (insbes. steuerliche) Risiken zu minimieren.
Örtliche Beschränkung
Beschränkt das Arbeiten aus dem Ausland (zumindest zunächst) auf EU-Länder oder zusätzlich auf Länder mit ähnlichen rechtlichen Rahmenbedingungen (z.B. Schweiz/ Großbritannien). Dies erleichtert unter anderem das Handling in Sachen Datenschutz.
Vermeidung von Homeoffice-Regelungen und bestimmten kritischen Tätigkeiten
Zur Vermeidung der Begründung einer Betriebsstätte im Ausland wäre anzuraten die Arbeit aus dem Ausland auf „mobile Arbeit“ zu beschränken (keine Gewährung von Homeoffice) sowie gewisse Tätigkeiten zu untersagen, welche eine sog. Vertreterbetriebsstätte begründen können (dies sind insbesondere Vertretertätigkeiten/ Abschluss von Verträgen bzw. bereits der Mitwirkung an deren Vorbereitung). Dies dürfte in der Praxis daher insbesondere Vertriebsmitarbeitende betreffen.
Auch die Arbeit von im Ausland befindlichen Familienwohnsitzen aus ist kritisch zu betrachten und setzt das Risiko der Begründung einer Betriebsstätte. Von daher wäre ein Antrag auf Workation aus solch Örtlichkeiten heraus zu empfehlen abzulehnen.
Externe Dienstleister
Wenn keine juristische Expertise im Bereich des Arbeitsrechts vorhanden ist, zieht ggf. externe Beratungen hinzu, die euch bei der rechtlichen Prüfung stetig (in jedem einzelnen Einzelfall) unterstützen. Dies gilt umso mehr, wenn die Workation möglichst in einem umfangreichen Maß (und nicht stark reglementiert) angeboten werden soll. Diese Dienstleistung wird bereits von diversen Experten auf dem Gebiet angeboten.
5. Echter Mehrwert
Damit die Mitarbeitenden auch einen echten Mehrwert aus einer gelebten Workation mitnehmen, empfehlen wir den Arbeitsanteil während der Workation nicht zu hoch anzusetzen.
Dies kann schon dann eine Rolle spielen, sofern beispielsweise eine Woche Urlaub gemacht wird und anschließend (oder davor) eine weitere Woche vor Ort gearbeitet wird. Denn bei einer Vollzeitbeschäftigung bleibt erfahrungsgemäß am Ende des Tages nicht viel Freizeit – und wer möchte schon am schönsten Ort auf der Welt den lieben langen Tag lang arbeiten.
Umso mehr gilt dies, wenn eine Verschachtelung von Arbeits- und Urlaubszeiten stattfindet. Beispiel: täglich von 7-12 Arbeit, ab 12 Uhr Urlaubszeit.
Schon aus der Zweckbestimmung des Urlaubes (Erholung) gemäß dem Bundesurlaubsgesetz kann abgeleitet werden, dass eine Erholung durch Workation nicht negativ tangiert werden sollte.
Eine klare Trennung zwischen Arbeitszeiten und Urlaubszeiten ist dabei wichtig. Dazu gehört auch, dass keinesfalls während des Urlaubsanteils eine Erreichbarkeit bewerkstelligt wird (klare Grenzen setzen).
Erfahrungen zeigen, dass es zumeist sinnvoll erscheint den Vacation-Anteil überwiegen zu lassen oder jedenfalls mit 50/50 anzusetzen. Immerhin sollen die Mitarbeitenden entspannt aus der Workation wiederkommen und auch währenddessen den echten Mehrwert dieser Arbeitsform erleben dürfen. Insbesondere wenn Begleitpersonen parallel mit in den Urlaub fahren und schon längst im Pool liegen oder auf den Berg steigen – wer will da ernsthaft länger als notwendig aus dem Hotelzimmer sehnsüchtig zuschauen? Gut ist es daher erfahrungsgemäß, wenn es auf eine anteilige Beschäftigung am Vormittag hinausläuft während der Nachmittag und Abend ganz im Zeichen von Freizeit stehen kann.
Wie ist das umsetzbar?
Zum Beispiel durch eine Kombination von Urlaub und dem Abbau von Überstunden. So wird der Arbeitszeitanteil bereits in einem gewissen Rahmen klein gehalten (natürlich wären dafür zunächst einmal Überstunden auf dem Arbeitszeitkonto erforderlich sowie die arbeitsrechtliche Möglichkeit diese abbauen zu können).
Daneben können auch „halbe Urlaubstage“ ins Spiel kommen. Viele Unternehmen haben über diese Möglichkeit der Einführung einer Möglichkeit von „halben Urlaubstagen“ noch nicht nachgedacht.
Und auch das Bundesurlaubsgesetz sieht grds. keine halben Urlaubstage vor. Vertragsrechtlich spricht jedoch nichts dagegen solche im Unternehmen einzuführen. Diese Möglichkeit schafft nicht nur ganz neue flexible Möglichkeiten auch einmal (unabhängig von einer Workation) nur einen halben Tag Urlaub zu nehmen, sondern könnte gerade eine sinnvolle und praxisgerechte Flankierung bei der Einführung von Workation sein.
6. Fazit
Die Möglichkeit als Unternehmen eine Workation anzubieten, ist als besondere Urlaubsform bestens geeignet nicht nur die Flexibilität der Arbeits-/ Urlaubszeiten in der Mitarbeiterschaft zu steigern, sondern erhöht ganz erheblich die Chancen in Bezug auf Mitarbeiterbindung und Mitarbeitergewinnung.
Wichtig ist jedoch, sich umfassend mit den diversen rechtlichen Aspekten auseinanderzusetzen. Dies betrifft bereits eine gut vorbereitete Einführung des Themas mitsamt all dem dazugehörigen Formalismus und Prozessen. Insbesondere auch die Einzelfallprüfungen im Rahmen des Genehmigungsprozesses bei beantragten Workations.
Um sich dem Thema als Unternehmen versiert zu nähern ist zu empfehlen mit Workations erst einmal enger reglementiert innerhalb der EU zu starten. Dies verhindert unnötige Risiken.
Wir bei den TALENTLOTSEN sind Profis in dem Bereich der Direktansprache und haben mit innovativen Methoden einen neuen Weg gefunden, die besten Talente für eine offene Stelle zu identifizieren. Sprecht uns uns gerne an!
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Workation – Eine Praxisübersicht für Arbeitgeber und Personaler*innen in Deutschland
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