Einführung
Wenn es um die Besetzung offener Vakanzen geht, stehen Unternehmen verschiedene Optionen zur Verfügung.
Zu besetzende Stellen können intern durch die eigene Personalabteilung abgewickelt werden, oder aber durch externe Anbieter wie z.B. Recruiting-Agenturen. Bei vermeintlich zwei zur Verfügung stehenden Optionen sollte die Entscheidungsfindung doch eigentlich ein kurzer und einfacher Prozess sein. Nicht unbedingt. Unternehmen überlegen i.d.R. sehr genau, welcher Lösungsansatz für sie infrage kommt und welche Vor- und Nachteile zu berücksichtigen sind.
Das die aktuell angespannte wirtschaftliche Lage diese Herausforderung nur noch weiter strapaziert, merken immer mehr Unternehmen in Deutschland. Nichtsdestotrotz kommt man im Laufe einer unternehmerischen Karriere immer wieder an den Punkt, an dem man vor der schwierigen Aufgabe steht, qualifiziertes Personal zu finden, um offene Vakanzen im Unternehmen zu besetzen.
Diese schwierige Aufgabe kann von externen Dienstleistern abgenommen werden. Aber eine Investition, obwohl die Situation bereits angespannt ist und Unternehmen lieber ihr Geld beisammenhalten wollen? Wir geben zu, Investitionen sollten wohlüberlegt sein, jedoch sind einige Sorgen teils unberechtigt. Deswegen möchten wir in unserem dieswöchigen Artikel einmal mit den größten von ihnen aufräumen und zeigen, dass auch in Krisenzeiten vorausschauendes Handeln in Hinsicht Personal von Vorteil ist.
Inhaltsverzeichnis
Externes Recruiting ist ein zeitintensiver Prozess
Der Faktor Zeit ist für nicht wenige Unternehmen einer der wichtigsten, wenn es darum geht, offene Vakanzen im Unternehmen zu besetzen. Unvorhergesehene Kündigungen oder ein bevorstehender Ruhestand oder Elternzeit sind nur einige von vielen möglichen Gründen für die Suche nach neuem Personal.
Wenn es zum Bedarf und zu der daraus resultierenden Suche nach neuen Arbeitskräften kommt, ist Zeit eine Ressource, die in solch einer Situation nicht unbedingt im Überfluss vorhanden ist.
Umso verständlicher sind die Bedenken, wenn es um die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister geht, der bei der Suche nach qualifizierten Talenten mit ins Boot geholt werden soll.
Hierbei geht es nicht nur um die Zeit, die benötigt wird, um das passende Talent zu finden. Vielmehr geht es um die Zeit, die investiert wird, um alle relevanten Daten so aufzubereiten, dass sie für einen externen Dienstleister einen Leitfaden bilden, an dem sich orientiert werden kann. Das Kandidatenprofil, Informationen über das eigene Unternehmen und die Zusammenstellung weiterer wichtiger Informationen wie z. B. der betriebseigenen Benefits, sind nur einige der Informationen, die für solch eine Zusammenarbeit zusammengetragen werden müssen.
Kurz gesagt, haben viele Unternehmen Sorge, dass es den Aufwand am Ende nicht wert war. Warum wir denken, dass sich die Zusammenarbeit mit einer Recruiting-Agentur trotzdem lohnt, haben wir im Folgenden aufgelistet:
- Zwar kann der vorgelagerte Prozess der Zusammenstellung der Daten etwas zeitaufwendiger sein, der Ablauf beim Dienstleister ist jedoch in vielen Fällen bereits so ausgereift und verfeinert worden, dass der Aufwand und die Zeitspanne vom ersten Kontakt bis zum Start, der Suche sehr gering ist. Wir von den Talentlotsen sehen uns als eine Art ausgelagerte Personalabteilung, die komplett auf die Bedürfnisse der Unternehmen eingeht. Egal ob Reportingintervalle oder andere notwendige Abstimmungen, jeder Termin wird so konzipiert und angesetzt, dass er optimal in den Zeitplan unserer Auftraggeber passt.
- Erfahrungsgemäß ist es auch so, dass häufige oder langfristige Zusammenarbeit viel Aufwand erspart. Kennen sich Auftraggeber und Dienstleister bereits aus vorangegangenen Aufträgen, erfordert jede weitere zu besetzende Vakanz deutlich weniger Zeitaufwand, da das Unternehmen dem Dienstleister bereits bekannt ist und somit auch viele der Besonderheiten kein erneutes Briefing benötigen. Betrachtet man die Zusammenarbeit also langfristig, können viele zeitaufwendige Abstimmungen eingespart und der Ablauf somit weiter optimiert und verkürzt werden.
Eine sinnvolle Betrachtungsweise der Problemstellung „Zeitaufwand“ könnte also sein, dass dieser Aufwand nur im ersten Moment nach einem Ressourcenschlucker aussieht. Ist der erste initiale Aufwand erst einmal erledigt, kann man viele Vorteile aus einer Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister ziehen.
Bedenken bezüglich fehlerhafter Formulierungen und der Vertretung des Unternehmens durch Dritte
Ein weiterer Punkt, der bei vielen Unternehmen bedenken auslöst, ist die Gestaltung der Stellenanzeigen sowie die zumindest oberflächliche Vertretung des eigenen Unternehmens durch Dritte.
Auch diese Bedenken sind durchaus verständlich. Unternehmen müssen im Laufe eines solchen Prozesses darauf vertrauen, dass die von ihnen beauftragte Recruiting Agentur die Vorgaben und die Vertretung nach außen so umsetzt, dass es den Vorstellungen der Unternehmen entspricht und gerecht wird.
Egal ob fehlerhafte Formulierungen, fehlende Informationen in Stellenanzeigen oder fehlendes Verständnis für die Materie in Gesprächen mit potenziellen Kandidat*Innen. Unternehmen haben oftmals eine ganze Reihe an nachvollziehbaren Bedenken und müssen dazu bereit sein, einen großen Vertrauensvorschuss an die Dienstleister zu liefern und sich auf das Können der einzelnen Mitarbeitenden verlassen. Im Folgenden wollen wir daher erläutern, dass wir die Bedenken in solchen Fällen nicht nur lindern könnten, sondern auch die Vorzüge und Sicherheit solcher Abläufe hervorheben können.
Wir orientieren uns dazu an dem Ablauf, den wir als TALENTLOTSEN für uns nutzen und als äußerst hilfreich und effektiv empfinden:
Ein gutes Briefing ist die halbe Miete!
Im gesamten Prozess der Personalsuche ist kaum ein Termin so wichtig wie das Briefing. Dieser Termin dient nicht nur der Übermittlung der Vorgaben oder dem strikten Entlanghangeln an einzelnen Punkten des Briefing-Formulars. Diese Punkte sind zwar ohne Frage wichtig und werden innerhalb des Briefings gewissenhaft und sehr akribisch abgearbeitet. Der Fokus liegt aber auch auf dem Kennenlernen der beteiligten Parteien. In solchen Terminen gilt es, ein Verständnis für die vorgegebene Aufgabenstellung zu erhalten, das Unternehmen und seine Werte und Ziele kennenzulernen und darum, aus den Erfahrungen aller beteiligten Parteien das Maximum für den Recruiting-Prozess herauszuholen.
Erfahrungswerte sind keine Einbahnstraße!
In der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Recruiting-Agenturen sollte beidseitig vom Erfahrungsschatz der beteiligten Parteien profitiert werden. Neben den wichtigen Erfahrungen und Informationen der Unternehmen sollten auch die Erfahrungen der Dienstleister genutzt werden. Oftmals können so neue Perspektiven und Sichtweisen auf unterschiedlichsten Ebenen gewonnen und gewinnbringend für die Suche nach passenden Talenten genutzt werden.
Wenn es also um Bedenken bezüglich der Inhalte der geplanten Stellenanzeigen, sowie um die Bedenken der Vertretung nach außen geht, ist transparente und ehrliche Kommunikation einer der wichtigsten Schlüssel.
Durch einen offenen und produktiven Austausch im Vorfeld wird Missverständnissen vorgebeugt und eine zuverlässige Grundlage für die Zusammenarbeit geschaffen.
Bedenken bezüglich der fachlichen Kompetenz branchenfremder Dienstleister
In vielen Fällen sind Recruiting-Agenturen echte Allrounder. Natürlich gibt es Agenturen die sich auf eine oder ein paar wenige Branchen spezialisieren, jedoch decken sie in den meisten Fällen ein sehr breites Spektrum an Branchen mit ihrem Service ab.
Aus diesem Grund fällt es Unternehmen teilweise schwer direkt Vertrauen in die Fähigkeiten von Recruiting-Agenturen zu fassen, die nicht direkt in der betriebseigenen Branche tätig sind.
- „Wie soll jemand der im Recruiting arbeitet wissen, was er in Vorabgesprächen mit Personen aus der Automobilbranche fragen soll?“
- „Wie kann ich sicher sein, dass Recruiter*Innen die kleinen Feinheiten erkennen, die in vielen Fällen für eine Einstellung oder eine Absage entscheidend sein könnten?“
Das sind wahrscheinlich nur ein paar von vielen Fragen und Bedenken, die Unternehmen vor einer Zusammenarbeit haben. Doch auch hier können wir vielleicht für ein bisschen Klarheit und Entspannung sorgen.
Denn wie auch schon in den vorangegangenen Punkten ist Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg.
Recruiting-Agenturen beschäftigen i. d. R. eine Vielzahl von sehr kompetenten Mitarbeitenden, die viel Erfahrung in der Kommunikation mit allen möglichen Persönlichkeiten und Branchen vorweisen können. Nicht selten findet in den Briefing-Terminen der TALENTLOTSEN zunächst ein reger Austausch über die aktuelle Situation der Branche statt, in der es offene Vakanzen zu besetzen gilt.
Oftmals können unsere Recruiter*Innen den Unternehmen sogar einige spannende Insights zur aktuellen Situation der Branche oder zu Besonderheiten im Kontakt mit potenziellen Talenten dieser Branche teilen, schließlich sind für gewöhnlich vor der aktuellen Beauftragung bereits viele Suchen für verschiedene Unternehmen und auch Konkurrenten der Branche erfolgt. Und genau dieses Know-how und die Erfahrung der einzelnen Mitarbeitenden, macht Recruiting-Agenturen zu solch spannenden Allroundern in der Personalbeschaffung und zu einem starken und zuverlässigen Partner, wenn es um die Besetzung offener Vakanzen geht.
Es ist also nicht nur so, dass Recruiting-Agenturen einen groben Überblick über die aktuelle Lage und die generellen Merkmale vieler Branchen mitbringen. In vielen Fällen wird das Know-how und Fähigkeiten, die einzelnen Mitarbeitende durch die tiefen Einblicke in konkrete Stellen und Branchen gewinnen konnten, zu einem echten Gewinn für die eigene Personalsuche.
Bedenken bezüglich der Kosten
„Externe Personalbeschaffung ist ein teurer Luxus, den wir uns nicht erlauben wollen!“
Dieser Gedanke spukt in den Köpfen vieler unternehmerischer Entscheidungsträger, wenn es um die Besetzung offener Vakanzen geht.
Jedoch hat sich der Markt und somit auch das Angebot in den letzten Jahren stark verändert und weiterentwickelt. Es gibt für Unternehmen mittlerweile viel mehr Möglichkeiten als teure Headhunter, die teilweise horrende Provisionen für eine Einstellung veranschlagen oder Zeitarbeitsfirmen, die zwar i. d. R. schnell, aber dafür nicht langfristig helfen können.
Durch das Aufkommen verschiedener Bezahlmodelle, ist die externe Personalbeschaffung für viele Unternehmen zu einem bezahlbaren Mittel geworden, auf das gerne zurückgegriffen wird.
Unser Modell arbeitet beispielsweise nicht mit provisionsbezogener Vergütung, sondern bietet unseren Service zu einem Pauschalbetrag an, der im Durschnitt bis zu 42% günstiger ist als die Kosten, die für eine Vermittlung via Headhunter aufgebracht werden müssen.
Mit dieser Variante ermöglichen wir es Unternehmen besser zu planen und immer eine genaue Übersicht über alle anfallenden Kosten zu haben. Außerdem ist in dieser Pauschale der komplette Umfang der Dienstleistung enthalten. Es warten am Ende der Zusammenarbeit also keine bösen Überraschungen in Form von versteckten Kosten auf die Unternehmen.
Ziel dieser pauschalen Vergütung ist es also für Transparenz und Klarheit zu sorgen. Unternehmen, die diesen Service in Anspruch nehmen wissen immer und zu jeder Zeit, welche Kosten auf sie zukommen und sparen dabei i. d. R. eine Menge Kosten ein.
Fazit
Abschließend lässt sich also festhalten, dass es augenscheinlich viele Bedenken gibt, die Unternehmen in Bezug auf die Zusammenarbeit mit Recruiting-Agenturen haben könnten. Wichtig ist es jedoch, diese richtig einzuordnen. Denn wenn man einen genaueren Blick auf viele dieser Bedenken wirft, können diese mit meist mit offener Kommunikation und Transparenz ausgeräumt werden.
Egal ob es um das Thema Kosten, Know-how und Ressourcenmanagement geht. In all diesen Bereichen gibt es heutzutage viel Auswahl und alternativen zu vergleichsweisen teureren Services.
Die Nutzung einer solchen Dienstleistung ist längst nicht mehr nur großen Unternehmen vorbehalten. Durch die verschiedenen modernen Recruiting Services und Bezahlmodelle, haben Unternehmen aller Art die Möglichkeit, sich das Know-how und die Expertise vieler verschiedener Köpfe zunutze zu machen und einen starken Partner in der Personalbeschaffung zu erhalten, mit dem ein offener und ehrlicher Austausch nicht nur benannt, sondern auch gelebt wird.
Wir bei den TALENTLOTSEN stehen für diese Eigenschaften. Wir sind Profis in dem Bereich der Direktansprache und haben mit innovativen Methoden einen neuen Weg gefunden, die besten Talente für eine offene Stelle zu identifizieren. Sprechen Sie uns gerne an!
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